Een ERP systeem implementeren binnen een organisatie is altijd een uitdaging, ongeacht hoe groot de organisatie is. Het brengt namelijk veel veranderingen met zich mee. Dat vergt veel voorbereiding. Gelukkig is er de nodige kennis op het gebied van ERP implementatie binnen organisaties. Wij vertellen de ‘key-factors’ wat betreft een Odoo implementatie.

Definieer het doel en maak gebruik van mijlpalen voor de implementatie

Odoo biedt verschillende oplossingen voor veel problemen waar bedrijven mee te maken hebben. Het is echter zeer belangrijk om de werkelijke doelstelling voor de implementatie van Odoo te identificeren. De vraag is niet zozeer “moeten we ERP implementeren?” maar meer “waarvoor moeten we ERP implementeren?”. De Key Performance Indicators (KPI) moeten worden geanalyseerd om de noodzaak van de software te begrijpen.

Het maken van doelstellingen is noodzakelijk. Bij een Odoo implementatie is het bovenal handig om te werken met mijlpalen. Definieer een doel, werk hier naar toe en begin daarna pas met het volgende doel.

Definieer de scope van de Odoo implementatie

Veel bedrijven beginnen met het onderbrengen of migreren van één afdeling of één proces naar Odoo. Door gestructureerd met mijlpalen te werk te gaan is het eenvoudiger een breder zicht te betreffende de implementatie van het systeem.

Onderzoek vervolgens grondig wat u precies wenst te bereiken. Leg dit vast, overleg dit met collega’s en schaaf bij. Voorkom problemen of teleurstelling door op voorhand meteen duidelijk te hebben wat er bereikt wenst te worden. Maak deze verwachtingen duidelijk aan uw consultant.

Een gebied dat bijvoorbeeld vaak niet goed gedefinieerd is, zijn de bedrijfsprocessen en productkenmerken. Maar al te vaak worden bedrijfsprocessen en productbereik alleen op productniveau gedefinieerd. Terwijl deze toch voor een groot gedeelte uitmaken van de implementatie.

Stel één SPoC (Single Point of Contact) aan binnen de organisatie

Bij Odiots hanteren wij volledig zoals Odoo’s methodiek voorschrijft een werkwijze met een zogeheten SPoC binnen een organisatie. De SPoC is hét aanspreekpunt wat betreft het project binnen de organisatie. Een SPoC heeft natuurlijk de nodige verantwoordelijkheid. Zo is een SPoC er voor verantwoordelijk om eindgebruikers te enthousiasmeren om Odoo in gebruik te nemen. Daarnaast zorgt de SPoC ervoor dat het project aansluit bij de behoefte van de organisatie.

Wij werken graag met een SPoC omdat deze persoon een grondige kennis van de processen binnen de organisatie heeft en ons daardoor een 360 graden ‘view’ kan bieden. Door met één contact te werken kunnen wij (de consultant) en u als klant sneller en makkelijker implementeren.

Bij grote projecten kan het natuurlijk beter zijn om een team aan te stellen i.p.v. één SPoC. Dit verschilt natuurlijk per situatie.

Omarm Odoo, niet andersom

Uit wetenschappelijk onderzoek¹ is gebleken dat een Odoo implemenatie (en ERP in het algemeen) beduidend meer kans van slagen heeft als het systeem zo dicht mogelijk bij de kern blijft. Met andere woorden: pas de bedrijfsprocessen aan, aan het te gebruiken systeem. Dit heet ‘reengineering‘. De reden hiervoor is dat naarmate er meer maatwerk geleverd moet worden de kosten substantieel oplopen en de kans dat er zich later problemen voordoen (bijvoorbeeld tijdens een upgrade) beduidend groter wordt.

Blijf de Odoo implementatie evalueren

Blijf tijdens het project vooral evalueren! Bekijk wat er goed gaat en wat beter kan en geef dit aan bij de consultant (dus ook wanneer iets goed gaat). Op deze manier kan de consultant beter bijsturen in het project mocht dit nodig zijn.

Train medewerkers

Nadat het de Odoo implementatie is voltooid en getest, moet u uw medewerkers trainen zodat ze het nieuwe systeem efficiënt en effectief kunnen gebruiken. Probeer medewerkers te trainen op een manier die bij de organisatie past. Creëer een handleiding, maak een video met uitleg of gebruik de methode die wij het liefste gebruiken: leren door te doen. Schrijf een casus en laat medewerkers ‘spelen’ met een testversie. Op deze manier krijgen medewerkers sneller een ‘gevoel’ bij het systeem en de (vernieuwde) processen.

Temper de verwachtingen na de Odoo implementatie

Dit klinkt misschien vreemd, maar het is echt zo. Temper de verwachtingen. Zeker nét na de livegang zullen er de nodige problemen optreden. Daarnaast speelt vaak de acceptatie van medewerkers een grote rol. Mensen houden simpelweg niet van verandering. Dit proces gaat gepaard met vrijwel elke livegang en is meer dan normaal. Langzaam maar zeker zal de tevredenheid toenemen.

Benieuwd naar de mogelijkheden of wat onze experts voor u kunnen betekenen? Vraag vandaag nog een gratis demo aan!

Bron:
1: Dezdar, Shahin, and Ainin Sulaiman. "Successful enterprise resource planning implementation: taxonomy of critical factors." Industrial Management & Data Systems (2009).